Para determinar el tipo de retención aplicable a cada uno de sus trabajadores, debe tener en cuenta todas las retribuciones que tenga previsto satisfacer –tanto fijas como variables– y sus circunstancias personales:

• Retribuciones previsibles. En caso de que existan retribuciones variables (bonificaciones, incentivos de productividad, horas extras…), calcule como mínimo las satisfechas durante el ejercicio anterior, salvo que existan circunstancias que permitan acreditar que este año serán de un importe inferior. También debe tener en cuenta la retribución esperada en especie.

• Circunstancias personales. También hay que tener en cuenta las circunstancias personales y familiares del trabajador –número de hijos, si su cónyuge recibe ingresos, si satisfacen pensiones compensatorias, etc.–, según la información que éste ha facilitado a través del formulario 145. debe cumplimentar al inicio de la relación laboral, ya partir de entonces es el trabajador quien debe comunicar los cambios de circunstancias. Sin embargo, es aconsejable que en enero de cada año ofrezca a los empleados la posibilidad de cumplimentar un nuevo formulario 145 informando de los cambios producidos el año anterior y que todavía no se hayan comunicado.